11월 19일부터는 사용자가 근로자에게 임금을 지급할 때, 임금의 구성항목 및 계산방법, 공제 내역 등을 적은 임금명세서를 함께 교부해야 한다. 5인 미만 영세 사업장도 예외없이 적용되며, 노동자에게 임금명세서를 주지 않은 사용자는 최대 500만 원의 과태료 처분까지 받을 수 있어 각별한 주의가 필요하다.

사용자와 근로자가 임금에 대한 정보를 정확히 주고받고, 임금체불이 발생할 경우 사용자와 근로자 간 액수 등에 대한 다툼의 소지를 줄일 수 있도록 이번 개정법이 마련되었다. 

임금명세서 교부 방법은 문서뿐만 아니라 e메일, 휴대전화 문자메시지, 카카오톡 등 모바일 메신저를 통해서 전송하는 것도 가능한데, 사내 전산망에 노동자가 개별적으로 접근해 열람하고 출력할 수 있는 방법도 허용된다.

◆임금명세서 교부 의무화 필요성
이번에 개정된 근로기준법이 시행되기 전에도, 사용자가 근로자에게 임금의 세부 내역을 기재한 임금명세서를 주는 것은 근로계약 관계의 기본 원칙이었다.

하지만 영세사업장 등 일부 산업 현장에서는 경영상 편의를 이유로 노동자에게 임금명세서를 주지 않거나, 임금총액 등만 간략히 알려주기만 하는 경우가 잦았다. 또한 이렇게 사용자와 노동자 사이에 임금에 대한 정확한 정보가 공유되지 않다 보니 임금 체불 다툼이 자주 발생했고, 이를 놓고 법적 분쟁을 벌일 때에는 객관적인 자료가 부족해 문제를 해결하기 어려운 경우가 많았다.

이를 해결하고 기초노동질서를 확립하려는 차원에서 앞으로 사용자가 근로자에게 '임금을 지급할 때'마다 임금명세서를 반드시 교부하도록 법이 개정된 것이다.

◆ 임금명세서에 반드시 들어가야 하는 것은?
- 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
- 임금지급일·임금 총액
- 기본급, 수당, 상여금, 성과금 등 임금의 구성항목별 금액(통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우 그 품명과 수량과 평가 총액)
- 출근일수·근로시간 수 등에 따라 달라지는 임금의 구성항목별 계산방법(연장·야간·휴일근로를 시킨 경우에는 그 시간 수 포함)
- 임금의 일부를 공제한 경우 공제 항목별 금액과 총액 등 공제 내역

<임금명세서 작성 예시>

◆ 교부하는 방법은?
임금명세서 기재사항을 모두 적은 문서(전자문서 포함)라면 임금명세서에 해당하며, 반드시 특별한 서식으로 교부해야 하는 것은 아니다.

임금명세서는 서면 또는 『전자문서 및 전자거래 기본법』에 따른 전자문서로 교부해야 합니다. 따라서 전자우편(이메일)이나 휴대전화 문자메시지(SMS, MMS), 모바일 메신저 등을 통해 임금명세서를 작성·전송하는 것도 가능하다.

또한 사내 전산망 등을 통해 근로자가 개별적으로 접근해 열람하고 출력할 수 있도록 올리는 방법도 가능하다.

◆ 위반 시 과태료 부과
- 임금명세서 교부 의무화를 위반한 사용자에게는 근로기준법 제116조에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과된다.
- 만약 명세서를 아예 교부하지 않으면 근로자 1인당, 1건당 30만 원의 과태료가 부과되고, 2차 위반 시 50만 원, 3차 위반 시 100만 원의 과태료가 부과된다.
- 기재사항을 제대로 적지 않은 경우에도 1차 20만 원, 2차 30만 원, 3차 50만 원의 과태료가 부과된다.
- 다만, 영세 사업장에서는 관련 법령 내용의 숙지가 미흡할 수 있고, 임금명세서 교부를 위한 준비기간이 필요한 점 등을 고려하여 충분한 시정기한과 추가적인 시정 기회를 부여하는 등 과태료 부과보다는 제도 정착에 주안점을 두고 사업장을 지도할 예정이다.

◆ '임금명세서 만들기' 프로그램 제공
정부는 임금명세서 교부에 대한 사용자의 인사노무관리 부담을 줄여주기 위해 고용노동부 누리집을 통해 '임금명세서 만들기' 프로그램을 무상으로 보급할 예정이다. 사업주는 이 프로그램을 이용하면 손쉽게 전자적 형태의 임금명세서를 작성할 수 있다.

'임금명세서 만들기'는 근로자 1명에 대한 임금명세서를 직접 작성하는 '개별 작성'과 다수의 근로자의 임금명세서를 한 번에 만들 수 있는 '일괄 작성' 방식으로 사용 가능하며, 사용자가 편리한 방식을 선택하여 이용할 수 있다.

◆ 모바일 고용노동부 누리집을 이용
모바일 고용노동부 누리집을 통해서도 간단한 형태의 임금명세서 작성이 가능하도록 하여 사용자의 편의성을 높였다.

임금명세서 작성례 및 작성방법, 자주 묻는 질문 등을 상세하게 담은 설명자료는 고용노동부 누리집(정책자료실)을 통해 확인할 수 있으며, 전화를 통해서도 상세한 안내와 상담을 받을 수 있다.

“이미 임금명세서를 주고 있는 기업은 기존의 임금명세서를 활용할 수 있고, 영세사업장에서도 큰 부담 없이 임금명세서를 줄 수 있도록 현장의 의견을 최대한 반영하였다. 제대로 된 임금명세서가 교부될 수 있도록 사업장을 지도하는 한편, 사업주의 부담을 덜어주기 위한 다양한 현장 안착 방안을 강구하여 지원하겠다”(고용노동부)

- 고용노동부 전화 : (국번없이)1350
- 고용노동부 홈페이지 : http://www.moel.go.kr/index.do
- 고용노동부 블로그 : https://blog.naver.com/molab_suda/222563786812

◆ 궁금사항 알아보기
- 임금명세서에 사원번호나 생년월일 반드시 작성해야 할까?
개정법을 보면 임금명세서에 '성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보'를 기재하도록 규정되어 있다. 하지만 '성명'만으로도 근로자를 특정할 수 있다면, 생년월일과 사원번호 등을 중복해 기재할 필요는 없다.

- 모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 할까?
고정적으로 지급되는 기본급이나 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산 방법을 별도로 작성하지 않아도 된다. 시급·일급제이거나 연장근로수당과 같이 '근로일수나 총 근로시간 수 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우'에 한해 계산 방법을 작성하면 된다.

다만, 이 경우에도 계산 방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장·야간·휴일 근로시간 수 등을 포함하여 기재해야 한다.

- 4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재?
공제내역의 계산방법은 별도로 기재하지 않아도 된다. 근로기준법 제43조 제1항에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 '공제항목별 금액과 총액 등 내역'만 작성하면 된다.

- 취업규칙에 규정되어 있는 공통적인 계산방법을 임금명세서에 그대로 기재해도 될까?
근로자가 추가적인 정보 확인 없이 계산방법을 보고 해당 금액이 어떻게 산출될 것인지 바로 알 수 있도록, 구체적인 수치를 포함해 산출식을 작성하는 것이 바람직하다.

만약, 취업규칙이나 근로계약서 등에 기본적인 계산 방법이 있는 경우, 임금명세서 일괄 작성 등 편의를 위해 이를 임금명세서의 계산 방법 한에 공통적으로 기재하는 것도 가능하다. 다만, 이 경우에도 계산에 필요한 정보를 별도로 기재해야 한다.

- 카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부해도 될까?
카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부하는 것도 가능하다. 임금명세서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램 등을 활용해 작성한 후, 이메일·카카오톡 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송할 수 있다.

- 이메일로 임금명세서를 발송하는 경우 교부의무를 이행했다고 볼 수 있는 시점은?
사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, '발송한 때'를 교부 시점으로 볼 수 있을 것이다. 다만, 메일이 반송처리되는 경우 등은 발송으로 보기 어려우니 이에 대한 확인이 필요하다.

- 임금명세서는 반드시 정기지급일에 당일 교부돼야 할까?
사용자는 '근로자에게 임금을 지급하는 때'에 임금명세서를 교부해야 한다. 만약, 부득이한 사유로 임금 지급일에 임금명세서를 교부하지 못한다 할지라도 사회통념상 합리적인 범위 내에서 교부가 이루어져야 할 것이다.

- 교부 의무 위반에 따른 과태료 부과는 근로자 1인당 부과? 아니면 다수 근로자의 임금명세서를 교부하지 않더라도 사업장별로 1회 위반으로 부과?
근로기준법 제48조 제2항에 따라 사용자는 개별 근로자에게 임금명세서 지급 의무가 있으므로, 위반 대상 근로자 1인을 기준으로 과태료가 부과된다.

- 퇴직금을 지급할 때도 임금명세서 교부?
퇴직금은 근로기준법상 임금에 해당하지 않으므로 임금명세서 교부 대상에 해당하지 않는다. 다만, 퇴직금을 지급할 때도 근로자가 그 산정내역을 알 수 있도록 관련 명세서를 교부하는 것이 바람직할 것이다.